ПоддержатьРабочая почта предназначается непосредственно для соответствующих писем. Следовательно, рекомендуется ограничить круг лиц, для которых они будут составляться:
- уточнение деталей договоренностей, времени, места т. п.;
- составление итогов встреч;
- сопоставление задач;
- комментарии к задачам;
- иные файлы.
Тема
Ставить тему необходимо по таким причинам:
- благодаря ей получатель не получит ее в папку “Спам”;
- с ее помощью можно в дальнейшем легко найти необходимое письмо, это проще, чем перечитывать весь ящик сообщений.
Если правильно ее сформулировать кратким описанием, чтобы не потерялся смысл письма. Важное примечание: при ответе на письмо нужно сохранять его тему, чтобы в почтовом ящике был порядок, и получатель не потерял его среди других сообщений.
Получатель
При составлении письма есть определенное поле “Кому”, в эту строку принято указывать человека (его электронная почта) которому оно направляется. Если их несколько, необходимо указать всех.
Приветствие
Каждое письмо обязательно должно начинаться с приветствия, обращаясь к получателю (“Николай, здравствуйте!”) — это обычная норма вежливости, которая должна исходить от каждого сотрудника. Если оно будет отсутствовать, письмо негативно скажется на настроении человека, который его получил.
Уточнения
В письме не будут лишними вопросы по работе или же уточнения некоторых деталей, например: (“Вам понятны условия сотрудничества?”, “Успеете выполнить работу в установленные сроки?”). Такие вопросы подразумевают собой ответ на письмо, благодаря которым можно понять, дошла ли ранее отправленная информация до получателя.
Соблюдение таких простых правил способствует появлению дисциплины в коллективе.
